とある会社員が電車内でノートパソコンで報告書を作成している。それを前に立つ人や隣に座る乗客が見る、本人は上司に言われた報告書を早く完成させようと必死でパソコンの画面に向かっている。上司が求めるような重要な報告内容が公衆の面前にさらされているとは知らずに
実際の話ですが、電車、新幹線、またはコーヒショップなどでよく見かける光景です。そしてそれは毎違いなく社内情報が公開されている事になるのです。
報告書が増えれば増えるほど、情報が分散し情報漏洩のリスクが増えます。報告書は上司が部下に報告させる、上位組織が下位組織に報告させるものです。
あまり、部下が自らが求められていない報告書を作成することはありません。また上位組織が求めていない報告を下位組織が行うこともありません。
しかし、報告書はどんどん増えます。組織で報告書を定めると、個々の管理職者はその報告書に関連する報告書を何種類も部下に報告するように求めます。そしてその情報は重複し多様化し管理が煩雑になり漏洩のリスクが倍々で増えてゆくのです。
当然なんの報告書も無ければリスクはありません。一つの報告書であれば分散しません。
日報・週報・月報・半期報・年報告・臨時とそれに付随する報告書や資料・会議録等きりがない
たしかトヨタの社長が少し前に発言し注目を浴びたパワーポイント作成自粛問題にも関連するだろう背景がここにある、つまり報告させるのが仕事になって、報告書から自らの報告書を作成して仕事をした気になる。また報告書の内容を見て部下や組織を把握した気になる。
報告書にはけしてネガティブな事は書かないものです。歴史的な資料も時の権力者が自らの正当性を民衆や後世に残すために記録したものが多い、滅ぼされた文明の歴史資料が少なく自らが滅ぼした権力者をたたえる記録は皆無であることからわかる。
今日（2008.05.28)のニュースでNHKの社員の株取引の調査で、内部調査の結果と外部調査の結果の差が内部調査では3人であったのが外部調査委員会での調査では８１人に上る。
つまり社内の報告書では３％程度しか事実が含まれていなかったと言うことになる。
http://www.tokyo-np.co.jp/article/national/news/CK2008052802000137.html
で運用し
で作成されています
昨年の10月頃だったように記憶していますが、
私が退社する前と後で「報告物が減少した」という
なんとも素敵な話を聞きましたが、
実際はどんな感じですか？
相変わらずのような気もしますし･･･:
たしかに資料が増えれば漏れる確率は高くなりますね。
ＩＴでもパソコンに携帯にデジカメとさらにiPodなんかも情報機器になりますね。
規則が現実に追いつかないですね、いまではＴＶなのかＰＣなのかはたまたＧＡＭＥ機なのかですね
頭の固い方には理解できないでしょうね
タンチョンへ
報告物がないと困る人たちがいることだけは確かなようです。
何せ当社は行き当たりばったりのマネージメントですから
りゅうさん
お久しぶりですね、確かに一軒情報機器とは関係ないようですが、ＵＳＢ接続できるものはすべて該当しますね。
ただ、携帯電話は規制できないでしょうね、自ら首を絞めますから
その前に、現場で情報管理や顧客管理をさせなければいいんですよ。
以前派遣で行ってた上場会社は、社内のＰＣ書類の持ち帰りは一切禁止してました。ですので社員は自動的に会社に残って、残業してでも報告書とか重要書類を作成してましたね。
土日も出勤が多かったです。
ポン太さん
規制をすると何かと問題がでますね。情報流出を防ぐために仕事の書類やデターの持ち出しを禁止するところは多いです、そうすると必ず残業増加や休日出勤が増えます、今度は残業禁止と休日出勤禁止にする、次はサービス残業が増える残業を付けず仕事をしてる、異なはずの社員が居ない時間に報告書を作ってる。
そんな会社が増えてますね。
やっぱり、報告書多い方だったんですよね(・。・;
それが普通だと思って日々報告書に追われてた気がします。。。
一日の大半は報告書作成だったような（笑）
しかし、今の会社は逆に報告書が全く無くて困ってしまいます(T_T)
大きい会社になればなるほど報告書が増えるのだとすれば、今の会社はまだまだ小さいんだなぁ～( ^)o(^ )と思いました★
亀さん
大きい会社＞報告書が多い
これは違いますよ！
非効率な会社＞報告書が多い
社員を信頼してない＞報告書が多い
報告書が無くても下から上に情報や報告が上がる仕組みなら「報告書」はいりません
つまりコミニケーションが取れない、風通しが悪い結果で報告書を作成させるわけです。
組織の大小じゃないですよ
日報を書けば自動的に１週間分が週報になり４週分が月報になる、これができれば、転記、書き換え重複作成なんて馬鹿げたことには成らないんですが